仕事の生産性を向上させる５つの方法！惰性で進めるのはもう止める！
毎日の大変な仕事は、つい、いつものやり方で惰性で行ってしまうもの。改めて日常の仕事のアウトプットを少しづつカイゼンして行くことで、いつのまにか仕事の生産性がもの凄く上がってる事実に気づけるようになります。
アウトプットの断捨離
仕事のアウトプットには様々なものがあります。資料を作成する、営業の受注を得る、１件のレジ作業を完了する、１つの部品を完成する、などなど・・・。
ここで考えて頂きたいのは、その仕事で求められているアウトプットが、本当にそのアウトプットで良いのか？を再度考えてみる事です。
例えば、
- 求められている事に対して過剰になっていないか？
- アウトプットしたモノは過剰か？それとも過少なのか？
- そもそも、そのアウトプットは必要なのか？代替方法は無いか？
- なんとなくでそのアウトプットは構成されていないか？
などです。
普段いつもやっているから、と惰性で続けていくのでは無く、そのアウトプットについて断捨離を行っていきます。
そのタスク自体、よく考えてみると実は無くせるものだったり、代替としてもっと簡単・労力が少なくて済むものだったり、社内調整を入れればもっと効率よく進むだったりします。
このように、本当に必要なのか？を毎日5分だけでも断捨離してみる事で、よりもっと生産性を上げる事が出来るようになります。
トヨタ式「改善」を取り込む
日本で有名な車のメーカー、トヨタは製品の方法をたえずカイゼンしていく手法、トヨタ式「改善」という有名な手法で有名になりました。
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そんなカイゼンの方法はどんな物があるのでしょうか？
ライフハッカー：生産性向上哲学「カイゼン」を、自分の仕事に取り入れる方法
1. 標準化：特定の作業に対して、反復可能かつ系統的なプロセスを定める。
2. 測定：ステップ1で定めたプロセスの効率を、作業時間などの定量的データを使って見極める。
3. 比較：測定結果と要件を比較する。このプロセスによって時間は短縮されたのか？ 必要な結果が得られたのか？
4. 革新：同じ作業をするため、もしくは同じ結果を達成するための、より良い方法がないかを検討する。同じ目標にたどり着く、よりスマートで効率的なルート、すなわち生産性を高める方法がないかを検討する。
5. 標準化：ステップ4で出た効率的な新しい作業方法を、反復可能かつ確実なプロセスとして定義する。
6. 反復：ステップ1に戻り、再開する。
このように製品の製造方法について、繰り返しアウトプットとより効率よい方法を何度も検証していくやり方です。
製造業務だけで無く、色々な業態に応用可能な素晴らしい方式と言えます。
タスク実施の前に5分間考える
タスクを実行する前に5分間、「早く終わらせるやり方は？」「そもそも必要なのか？」「他のことで代用可能では？」「すでに同じものがないか？」「自分がやる必要があるのか？」を考えて見る事をオススメします。
これを続けて行くことで、よりその仕事を生産的に進める事が出来るようになります。
これは、惰性で続けているタスク処理方法を改めて改善し、別な視点でもっと早くに解決する方法や、そのタスクの必要可否について考えて見る、という事です。
人間の思い込みというのは恐ろしいもので、いつのまにか「やらなければならない事だからやる」とった状態になってしまっているのを解除していきます。
スケジュールを考える
スケジュールは短期、中期、長期とありますが、それだけでなくもっと小さい単位に考えて見る事が訓練になります。
5分単位、30分単位、1時間単位でそのタスクの完了までにかかる時間を分割・検証してみるのです。こうすることでより正確な見積もりが出せるようになり、スケジュールのブレる可能性を少なく出来るようになります。
作業によっては、スケジュールの末からしか考える事が出来ないケースもありますが、それは一旦忘れて、どのように組み立てていけば、そのスケジュールの期限に間に合うようになるか、を再構築してみる事です。
人に決められた期限という目線で考えるとやる気も下がりますが、自分が決めたスケジュールであれば、モチベーションがまったく変わってきますので、やる気の向上という意味でも効果的です。
ミーティング時間を減らす
時間は有限です。言ってしまえば仕事とは、時間内にどれだけ質の良いアウトプットを出せるのか、と言い換える事も出来ます。
しかし、ミーティングなどのコミュニケーションコストは馬鹿にならない程、あなたの仕事の生産性を下げて行きますので、事前の根回し、資料の回覧、上司への事前の説得などにより、1時間かかるミーティングを30分で終わらせるように持っていけるようになります。
コミュニケーションコストをなるべく減らすような工夫をしていきましょう。
